Polityka prywatności TRADUES
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością TRADUES jest TRADUES Biuro Tłumaczeń — Carlos Javier Ramirez Orduz, NIP 7773038385, REGON 301550035. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@tradues.pl.
2. Jakie dane i w jakich celach są przetwarzane
| Sytuacja | Przykładowe dane | Cel i typowa podstawa |
|---|---|---|
| Zapytania, e-mail, formularz, WhatsApp | imię, e-mail, telefon, treść wiadomości | odpowiedź na zapytanie, działania przed umową albo prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji i obsłudze zapytań |
| Zgłoszenie do grupy online 3-osobowej | imię i nazwisko, e-mail, telefon/WhatsApp, przedział wiekowy, poziom hiszpańskiego, deklarowane możliwe terminy, uwagi oraz — w razie potrzeby — dane rodzica/opiekuna | obsługa zgłoszenia, dopasowanie kandydatów według poziomu, przedziału wiekowego i wspólnej deklarowanej dostępności oraz organizacja grupy 3-osobowej; działania przed zawarciem umowy i organizacja usługi |
| Zakup / kurs | imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane zamówienia, dane uczestnika, dane do faktury | zawarcie i wykonanie umowy |
| Faktury i księgowość | dane wymagane dokumentami księgowymi | obowiązki prawne i podatkowe |
| Konta, licencje, aplikacje | identyfikator użytkownika, zakres licencji, postęp, dane techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa | wykonanie umowy oraz bezpieczeństwo systemu |
| Reklamacje i roszczenia | dane zamówienia, korespondencja, informacje niezbędne do rozpatrzenia sprawy | obowiązki prawne, wykonanie umowy i uzasadniony interes w dochodzeniu lub obronie roszczeń |
| Marketing, jeżeli zostanie uruchomiony | np. e-mail | wyłącznie na podstawie właściwej podstawy prawnej; newsletter wymagający zgody nie jest warunkiem zakupu |
3. Dane dzieci i uczestników zapisywanych przez inne osoby
W przypadku kursów dla dzieci dane mogą pochodzić od rodzica lub opiekuna prawnego. Jeżeli uczestnika zapisuje inna uprawniona osoba, TRADUES przetwarza wyłącznie dane niezbędne do organizacji i wykonania usługi. Nie należy przesyłać danych nadmiarowych ani szczególnych kategorii danych, jeżeli nie są konieczne.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym TRADUES wyłącznie w zakresie niezbędnym do danej usługi, w szczególności: dostawcy hostingu i poczty, podmiotom IT, biuru rachunkowemu, bankom i operatorom płatności, dostawcom przesyłek, dostawcom narzędzi komunikacji online oraz kancelariom lub podmiotom wspierającym dochodzenie roszczeń, gdy jest to konieczne. Jeżeli użytkownik sam wybiera zewnętrzny kanał, np. WhatsApp, dane są przetwarzane również przez dostawcę tego kanału zgodnie z jego zasadami.
5. Przekazywanie danych poza EOG
TRADUES nie deklaruje automatycznie, że dane nigdy nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli wykorzystywany dostawca usług przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego przez RODO, odpowiedniego dla danego dostawcy i sytuacji.
6. Okres przechowywania
Dane nie są przechowywane przez jeden arbitralny okres dla wszystkich celów. Dane związane z umową są przechowywane przez czas jej realizacji, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń i ochrony lub dochodzenia roszczeń. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami. Dane z zapytań, które nie doprowadziły do umowy, są usuwane lub ograniczane po ustaniu potrzeby ich dalszego przetwarzania. Dane marketingowe oparte wyłącznie na zgodzie są przetwarzane do wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
W zakresie i na warunkach wynikających z RODO osobie mogą przysługiwać prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych. Zakres tych praw zależy od podstawy i celu przetwarzania; nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, może zażądać informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości. W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności powtarzalnych, Administrator może zastosować środki dopuszczone w art. 12 ust. 5 RODO, w tym pobrać rozsądną opłatę albo odmówić działania, przy czym musi wykazać przesłanki takiej decyzji.
8. Cookies, localStorage i podobne technologie
Zasady używania cookies, pamięci localStorage i podobnych technologii opisuje odrębna Polityka cookies. W obecnej konfiguracji TRADUES nie zakłada używania własnych trackerów reklamowych ani Google Analytics. Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione technologie opcjonalne wymagające zgody, nie będą aktywowane przed jej uzyskaniem.
9. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniające charakter, zakres i ryzyko przetwarzania danych, w szczególności szyfrowanie transmisji przy użyciu HTTPS/TLS, kontrolę dostępu oraz mechanizmy bezpiecznej autoryzacji.
Dane uwierzytelniające, klucze API, tokeny oraz inne informacje wymagające szczególnej ochrony nie są umieszczane w publicznie dostępnej warstwie front-end strony ani w kodzie JavaScript dostępnym dla użytkownika. Jeżeli przetwarzanie takich danych jest konieczne, odbywa się ono w odpowiednio zabezpieczonej warstwie serwerowej lub przez wyspecjalizowanego dostawcę usługi.
Dane kart płatniczych, kody BLIK oraz dane uwierzytelniające do bankowości elektronicznej nie są przechowywane przez TRADUES w publicznej części serwisu. Jeżeli płatności elektroniczne zostaną uruchomione, ich obsługa będzie realizowana przez zewnętrznego operatora płatności zgodnie z zasadami i zabezpieczeniami tego operatora.
10. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmieniają się usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest publikowana na stronie TRADUES. Zmiana Polityki prywatności nie stanowi sama w sobie podstawy do rozszerzenia celu przetwarzania danych bez właściwej podstawy prawnej.